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Como Fazer Reuniões Criativas

Crédito da Imagem: EEEP

"O tempo uma vez gasto, nunca é recuperado, e ele proporciona oportunidades iguais para todos". Toda hora aplicada em planejamento eficiente poupa três ou quatro na execução e produz melhores resultados.


· Só convoque uma reunião quando totalmente indispensável;
· Estabeleça os objetivos;
· Elabore uma pauta, fixando tempo para cada assunto;
· Coloque só as pessoas às quais o assunto interessa;
· Não castigue os pontuais, premiando os atrasados;
· Mantenha o rumo da discussão;
· Designe um participante para secretariar a reunião;
· Sintetize as conclusões;
· Faça o acompanhamento de todas as decisões tomadas.

Administração do Tempo
A administração do tempo é uma ferramenta gerencial, que pode ser utilizada tanto nas empresas quanto na nossa vida particular, permitindo a organização de metas pessoais e profissionais, com menor dispêndio de energia física e mental. A boa administração do tempo é, provavelmente, o fator mais importante na administração de si mesmo e do trabalho executado. Ela começa com a auto-descoberta, isto é, com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, do que não nos satisfaz e do que desejamos mudar.

Dicas Para se Economizar Tempo
"O tempo uma vez gasto, nunca é recuperado, e ele proporciona oportunidades iguais para todos" 
· PLANEJAMENTO - Toda hora aplicada em planejamento eficiente poupa três ou quatro na execução e produz melhores resultados;
· ORGANIZAÇÃO - A organização é um outro fator facilitador na execução das tarefas; uma aliada do tempo. Ela deve existir principalmente nas informações;

· DELEGAÇÃO - Atribuição de tarefas para outras pessoas a fim de liberar o tempo para tarefas mais importantes. É a chave da administração eficaz;

· TELEFONE - Use-o para evitar deslocamento desnecessário para obter  informações;

· COMUNICAÇÃO - A linguagem simples, concisa e isenta de ambiguidades assegura a compreensão e poupa o tempo com mal-entendidos;

· TOMADA DE DECISÕES - A análise de decisão tem que ser precisa e baseada em informações seguras, para que possa ser atacado o problema, imediatamente;
           
· CONCENTRAÇÃO - Tempo mínimo (anterior a ação) em que se julgar necessário para conseguir progresso em menos tempo.

Economizadores de Tempo
· Utilização de uma agenda ou um calendário de reuniões;
· Criação de listas de afazeres;
· Definição de metas;
· Manutenção de suas metas em vista;
· Definição de prioridades;
· Acompanhamento das prioridades;
· Organização das tarefas;
· Organização e acesso com rapidez de informações usadas com frequência.

Erros e Falhas na Administração do Tempo
· Excesso de tempo em conversações;
· Consolidação insuficiente de conclusões;
· Sou o dono do meu tempo. Ele só depende de mim;
· O subordinado sempre pode me esperar;
· Nunca vou me tornar escravo do relógio;
· Não vejo diferença entre o urgente "para ontem" e o importante;
· Eu faço o tempo: os outros devem fazer o seu tempo, em função do meu;
· Pela posição que ocupo, não preciso dar satisfação do meu tempo para ninguém;
· Pelo meu grau de responsabilidade perante a empresa, não tenho condições de planejar o meu tempo.

Causas do Desperdício do Tempo
· Falta de:
Planejamento;
Informações eficientes;
Disciplina no cumprimento da agenda;
Definição clara de objetivos na execução das tarefas;
Delegação;
Compromisso com os resultados;

· Menosprezo ou ênfase inadequada em certas atividades;
· Indefinição de prioridades e cobrança incompleta e descontínua;
· Fragmentação e superficialidade;
· Excesso de reuniões e burocracia interna;
· Indefinição de prioridades;
· Incapacidade de dizer "não";
·Má utilização dos recursos (telefone, fax, xerox, computador);
· Centralização de poder;
· Execução de serviço particular, em horário comercial;
· Resistências às mudanças.

Soluções Práticas Para Economizar Tempo
· Estabeleça metas: anuais, mensais, semanais e diárias;
· Programe suas tarefas e atividades da semana e do dia, em função dessas metas;
· Identifique as atividades que levem aos resultados e concentre-se nelas;
· Faça as coisas em ordem de prioridade;
· Controle, diariamente, as atividades realizadas e os resultados alcançados;
· Saiba onde seu tempo é realmente empregado;
· Estabeleça data e hora para início e fim de cada atividade;
· Elimine desperdiçadores de tempo;
· Melhore suas rotinas e hábitos de trabalho.

Processos envolvendo reuniões
· Custos de ambiente organizacional improdutivo e ineficiente
Promover a conscientização dos custos reais de reuniões improdutivas e veículos de comunicação organizacional limitados.
Gargalos de produtividade em reuniões nas organizações.
Os sete pecados de reuniões improdutivas!

· Redefinindo o processo de reuniões
Promover discussão sobre os problemas encontrados no processo de reuniões e como solucioná-los.
Razões para as pessoas se reunirem.
Porque as reuniões são improdutivas?

· Três níveis de trabalho em grupo e três processos de produtividade
Identificar os níveis de trabalho em grupo e as tecnologias necessárias para suportar estes níveis.
Os níveis individual, coordenação e grupo.
Os processos de comunicação, pensamento e acesso a informação

·  Forças que impulsionam a utilização de Tecnologia da Informação para aumentar a produtividade Identificar na organização as forças que impulsionam as mudanças.
Porquê precisamos mudar? (O sucesso de hoje não garante o sucesso de amanhã!)

· As fases de um processo decisório Identificar e explorar as fases do processo decisório.
Fase de Discussão
Fase de Projeto
Fase de Escolha
Fase de Acompanhamento

· A importância do Brainstorming Promover novas idéias, explorando o fato de que boas idéias são uma fração do número de idéias geradas.
A importância de gerar idéias.

· Os papéis dos participantesExplorar a funcionalidade e as responsabilidades dos participantes de uma reunião.
O papel do coordenador
O papel do relator
O papel do facilitador

· Ferramentas para aumentar a produtividade Análise e exemplificação de algumas ferramentas de tecnologia ou não para auxiliar o processo de reuniões.
Estudos de Caso
Ferramentas de Groupware
Ferramentas Intranet
Procedimentos Gerais

· Resultados: fazendo as reuniões produtivas
Avaliação e discussão dos resultados aplicáveis na empresa.

Bibliografia
· ALEXANDER, Roy. GUIA PARA A ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO, Rio de Janeiro: Campus, 1994. 147 p.
· COVEY, Stephen R. . COMO DEFINIR PRIORIDADES NUM MUNDO SEM TEMPO.
Rio de Janeiro: Campus, 1994. 453p
· Revista de Administração - Volume 19(2) - abril/junho/84 - Pág. 53 a 58.
COSTA, Arildo Francisco da. Administração do tempo. Goiânia: SEBRAE, S.d.

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