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A ARTE DA DELEGAÇÃO DE PODER


 Quando delegamos poder a alguém, estamos a treinar pessoas segundo um critério nosso, ao nosso estilo e forma de pensar.
Crédito Img: Bruno Luz
   Imagine que você é gerente de um hotel e que, naturalmente, querendo manter o seu hotel bem limpo, resolveu usar do porteiro para algumas dessas tarefas. Se disser ao porteiro:
"-Descarrega o caixote-do-lixo às 3ªs e 5ªs feiras", com certeza que ele o descarregará nesses dias, mas se disser antes:
"-Descarrega o caixote-do-lixo conforme seja necessário", ele se for responsável, vai verificando a necessidade de o descarregar em qualquer dia, conforme a necessidade (até lhe podemos ensinar algo sobre gestão de tempo), mas é ele quem decide.
                                                 
"Delegar é conferir a minha autoridade a outros"
     "O objetivo da delegação é conseguir que alguém faça uma tarefa, tendo para isso poder de decisão e autoridade"
     Quando se delega algo a alguém, deve-se certificar que a pessoa:
   - compreendeu o que foi pedido.
    - tem a autoridade necessária para satisfazer o pedido ( ou então que lha concedam)
    - Saber como satisfazer esse pedido.
     É da responsabilidade de quem delega comunicar as coisas de uma forma clara:
       - as cautelas a tomar.
       - as fontes de informação a recorrer.
    
    Um pouco à semelhança dos desenhos do Sr. de Bono, criei um para a delegação.
(desenho da delegação)
                                          
     -É necessário conseguir transmitir o nosso objetivo a uma pessoa o melhor possível. É necessário que esta chegue ao objetivo da forma mais eficaz, sem ter de a acompanhar permanentemente.

  O que se deve delegar?
a)    Deve-se começar por considerar as atividades que eu fazia antes de ser promovido.
b)   Áreas  onde  se  tenha experiência, para que se possa explicar bem as tarefas a                                    delegar, e  onde possa avaliar também se as tarefas estão ser bem ou mal executadas.
c)    Delegar para que outros fiquem mais experientes, e para que se fique com mais tempo
       livre para outras tarefas.

Quando ocorrem erros?
    Muitos dos proprietários de negócios que também são  administradores de tal, são orgulhosos do fato de construir suas organizações de alguma coisa. No começo, o empresariado freqüentemente         desenvolviam  todas  as  tarefas  do  negócio. Isto é bem razoável, mas em acordo a operação, eles também deveriam manipular muitos outros negócios. Poderiam  pensar que ninguém mais fariam o trabalha deles, mas ao contrário, isto pode tomá-los ao fracasso. É possível também que a pressão do trabalho ou as causas graduais de expansão que o empresário não é capaz de revisar todo o trabalho diário na hora.
       Outra razão por que os proprietários de empresas de pequeno porte não delegam, é que algumas vezes a rotina da dificuldade é preferível.
       Também  é  necessário  reconhecer  isso,  quando delega ambos: o empresário e o empregado, têm uma oportunidade de estender suas capacidades. Por meio da delegação,  você  pode facilitar a administração do trabalho e freqüentemente aumentar a eficácia tanto de você   mesmo  como dos trabalhadores, e portanto, de sua organização.

a) Primeiro deve-se enfrentar o problema pensando numa solução, sendo ótimo que fosse
       a pessoa que errou a  encontrá-la, em vez de pensar nas causas.
b) Em seguida deve-se analisar as causas. Devem-se evitar ataques pessoais do estilo:
       "Foi uma autêntica parolice que  fizeste…"
c) Assegurar que a pessoa :
          I) Compreendeu o problema.
          II) Sente-se segura para o enfrentar.
          III) Pense em procedimentos para evitar nova ocorrências.

  Depois de tudo delegado, o que sobra?
a) É muito  importante  e  necessário  controlar  as  tarefas  delegadas,  e  ajudar o                                      desenvolvimento do pessoal no seu exercício  de autoridade.
b) Mas  há  tarefas  que  não podem ser delegadas, as responsabilidades pessoais são algumas:
          I) de motivação
II)   de treino
         III) de organização
         IV) de repreensão
V)   de promoção
                                            
A DELEGAÇÃO VISTA POR QUEM DELEGA
     Um pouco como em tudo, por vezes a delegação vista por quem delega pode diferir da delegação  vista  por  quem  é  delegado. No entanto quem delega deve ter em atenção determinados pontos. Fornecer acesso total e rápido à informação relevante, por parte do pessoal.
a) Encontros entre quem delega e quem foi delegado para irem trocando idéias sobre o que                   se vai   passando.
b) A  grande  ajuda  dos  sistemas  de  informação distribuídos para a disponibilização da                       informação.

Quando se delega (dar autoridade aos outros) fica-se sem controle?
a)  NÃO, porque estamos a treinar pessoas segundo um critério nosso, ao nosso estilo e forma de pensar.
b) Assim as pessoas acabam por praticar um controle que é o meu estilo, aquele que me        permite controlar.

Deve-se primeiro conhecer as pessoas.
a) Não se pode delegar da mesma forma todas as pessoas.
b) Existem umas com mais e outras com menos experiência e autoridade, além de que cada pessoa tem a sua maneira de ser.

Delegar gradualmente.
a) Começar por tarefas adequadas a cada pessoa, para depois conseguir motivações nela
       para desempenhar tarefas a delegar de maior responsabilidade.
b) Se apresentamos uma tarefa difícil e assustadora , que a pessoa não se sentiria segura
       para a   resolver, ela podia não ser feita, e a pessoa ficava desmotivada
c) Barreiras e comentários:
I)"Eu posso fazer melhor…"
II) "Eles não conseguem fazer, não têm capacidade suficiente.
III) "Demoro muito tempo a explicar-lhe"

  Ganhar confiança na pessoa delegada.
a) Implica  ir  pondo  um  olho de vez em quando no seu desempenho, e ajudá-lo caso               necessário.
b) Mas não andar sempre atrás dele, pedindo explicações de tudo o que ele faz; pode-se sentir perseguido.
c) A ideia é que a pessoa aprenda sempre com a tarefa delegada.
 I) Se ela estiver errada, deve-se explicar calmamente porquê.
 II) Se ela   estiver   quase  certa, deve-se  lhe  dar  os  parabéns e aproveitar para sugerir algumas modificações.

  Disponibilidade para com a pessoa delegada.
a) Deve-se evitar a total disponibilidade, pois podemos acabar por nos envolver na tarefa delegada o tempo inteiro.
b) Deve-se marcar encontros, para que a pessoa dedique algum tempo a pensar e a decidir algumas coisas antes do  encontro.

  Resultados e responsabilidades na delegação.
a) Devemos   ter   consciência   que   a   tarefa   delegada  pode  ser efetuada de diversas      maneiras, e  não como nós a pensamos.
b) As falhas devem ser detectadas quanto antes de causarem grandes problemas, porque o problema também é de quem  delega.

A DELEGAÇÃO VISTA PELO DELEGADO

    O que deve ser feito?
a) Compreender muito bem toda a tarefa, desde objetivos resultados a atingir, tudo o que tem            de realizar.

  Qual o seu grau de autoridade 
a) até onde vai a sua autoridade e responsabilidade

  Como deve ser realizada a tarefa?
a) a tarefa tem de ser obrigatoriamente realizada de uma determinada forma, ou podemos
       sugerir idéias.

  Quando deve a tarefa ser concluída?
a) existem prazos
b) possíveis problemas que podem atrasar
c)    gestão de tempo

  Prioridade nas tarefas
  Informação adequada
a)  preocupação de obter toda a informação necessária.
b)  Ordem contraditória certificar-se de que tem autoridade, caso apareça alguém a dar-lhe outras ordens, possivelmente até contrárias.
c)   Feedback reúna com o gestor para o informar das suas atividades, para certificar-se se está tudo a correr bem.
d)  Qualidade crie o seu próprio controle de qualidade, para verificar e analisar a qualidade do trabalho antes de o entregar.
e) Maior responsabilidade feedback positivo para o gestor para este lhe delegar funções de maior responsabilidade.

AS TENDÊNCIAS QUE FAVORECEM A DELEGAÇÃO E A AUTO-DIREÇÃO
•  Os computadores estão a descentralizar cada vez mais a informação.
•  O desaparecimento da gestão intermédia.
•  Reconhecimento crescente de que quem melhor conhece um determinado trabalho é quem         o deve realizar.
•  As novas estruturas empresariais: equipas multidisciplinares, partilha do posto de trabalho.

Os benefícios de delegar
    O  tempo  de  fazer  mais. Um  proprietário  administrador  que  pode  delegar de fato, provavelmente  conseguirá  para  aumentar  sua  produção. Por meio de uma delegação apropriada, atribuição e coordenação de tarefas, um administrador podem mobilizar recursos e obter mais resultados que eles não podiam ter sido possível sem uma delegação exata.

    O  tempo  para   atividades   administrativos. A delegação permite   ao  proprietário administrador a oportunidade de manipular mais aspectos do trabalho. Por exemplo: projetos de  planejamento,  planos  para  o  desenvolvimento  de  negócios,  monitoreos de como os negócios, monitoreos do desenvolvimento do pessoal vão e contender com os problemas que estão surgindo.

    Criar um próprio endosso. A delegação de responsabilidades em áreas diferentes criará um endosso de trabalhar força, isso pode ser usado em momentos de emergência

Os benefícios para os empregados
    O desenvolvimento de capacidades dos empregados. Os proprietário administradores que fracassam  na  delegação  eficiente, prevalecem a seus empregados da oportunidade de melhorar  suas  capacidades e  supor  responsabilidades  de  prefeitos. Desde  que os empregados são  capazes de fazer tarefas que ainda não aprenderam, experiências que ganham,  deixarão  a  companhia ter mais desafios e uma atmosfera que os apóia. Isto acontece mais freqüentemente a esses empregados que têm mais talento de fato - povo que um não deseja perder. Afinal de contas, um trabalha rotina ser uma assembléia de aumentar oportunidades de melhora para empregado.

    O  aumento  do  envolvimento  do  empregado. Uma  delegação conveniente, estimula o empregado participar incluir/entende e influenciar mais em seu trabalho. Em acordo seu envolvimento no trabalha lugar é aumentado, será capaz também aumentar o entusiasmo e iniciativa por seu trabalha.

Os benefícios para a companhia
    Aumentar  ao  máximo  a  produtividade . Fazer o uso melhor dos recursos disponível aumenta a produtividade. A delegação também proporciona com uma atmosfera conveniente de modo que os empregados contribuem a novas idéias a favor da melhora da fluência e operações no trabalha lugar.

    O aumento da velocidade e eficácia das decisões. Uma organização responde melhor aos desafios  numa  atmosfera  onde  os indivíduos são mais próximo os problemas e fazem decisões resolver esses problemas.

    Aumente  na  flexibilidade  da  operação. Uma  delegação  eficiente capacita a várias pessoas no desenvolvimento das mesmas tarefas. Como resultado disto, quando a crise requer do apoio de outros com funções que regularmente não são parte de seu trabalho, vários trabalhadores já são familiarizados com as atribuições.

    Preparar  mais  as  pessoas  para a promoção ou rotação de responsabilidades. Este portanto, facilita o trabalha do proprietário  administrador,  quem facilmente pode achar a alguém supervisionar quando está ausente.


Mas só se aprende a delegar delegando

      Conclusão
    O excesso de trabalho é uma reclamação comum e constante dos pequenos empresários, pois, estes queixam-se que nunca possuem suas horas de lazer. Conseqüentemente este problema poderia ser muito bem reparado com uma eficiente delegação.


BIBLIOGRAFIA

     Bono, Edward de - "Atlas of Management Thinking"; Pinguin Books
     Hellriegel/Slocum - "Management"; Addison-Wesley, 1993, pág. 10-13 e 459-461
     McNeil A. - "Ser Líder Empresarial"; Edições CETOP, 1988, pág. 52-55
     Naisbitt J., Aburdene P. - "Reinventar a Empresa"; Editorial Presença, 1990, pág. 96-100
     Stoner James A. F. - "Administração"; Prentice-Hall, 1985, pág.260-364
     "O Domínio da Gestão", Diário Económico, 1996; Suplementos 14, 15 e 18
     "Executive Digest", Dezembro 1996; pág. 100-101
     "Executive Digest", Março 1997; pág. 74-76
     "Executive Digest", Manual de Gestão - Conceitos de A a Z
     "Executive Digest", 50 Conceitos de A a Z
     Gerard M. Blair - "The Art of Delegation", "Presentation Skills for Emergent Managers",                         "What   makes a great manager"

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